Die Software
Anfragen gemeinsam bearbeiten. Den Überblick behalten.
Für Hausverwaltungen, die im Postfach den Überblick verlieren. Jede relevante Mail wird automatisch zum Vorgang mit Zuständigkeit, Frist und Akte. Regelbasiert, ohne KI.
Der Weg einer Mail
So läuft eine Mail durch das System.
Die Mail kommt an
Ihre Weiterleitung schickt jede Mail zusätzlich an das System. Ihr Postfach bleibt, wie es ist, Sie verlieren nichts.
Sie wird zum Vorgang
Regeln erkennen Objekt, Wohnung, Kategorie und Dringlichkeit. Der Vorgang bekommt eine lesbare Nummer und eine Reaktionsfrist. Unsichere Zuordnungen bestätigen Sie mit einem Klick.
Jemand ist zuständig
Das Team sieht, wer den Vorgang bearbeitet. Überfälliges steht oben. Der Absender bekommt eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer und Zeitzusage.
Zuständigkeit
Zuständigkeit, die Frage bei jeder zweiten Mail.
Ist die Wohnung vermietet und es gibt keine Sondereigentumsverwaltung, ist der Eigentümer Ansprechpartner des Mieters, nicht Sie. Die Software prüft das je Einheit und legt den Weiterleitungstext bereit.
- Dach, Aufzug, TreppeIhre Verwaltung
- In der Wohnung, mit SEVIhre Verwaltung
- In der Wohnung, ohne SEVEigentümer, Weiterleitungstext liegt bereit
Der Kern von Stufe 1
Vom Posteingang zur gemeinsamen Akte.
Ordnung in der täglichen Kommunikation. Die Erweiterungen für Abschluss, Rechnungen und „Lage“ sind weiter unten als im Bau gekennzeichnet.
- 01
Jede Mail wird eine Akte
Eine Weiterleitung verbindet Ihr Postfach mit Optmyze. Jede relevante Mail wird ein Vorgang mit einer lesbaren Nummer wie MUE-2026-00412. Antworten bleiben im selben Vorgang, auch bei geändertem Betreff. Anhänge liegen an der Akte. Newsletter, Werbung und automatische Antworten werden aussortiert.
- 02
Regeln sortieren. Sie behalten die Kontrolle.
Objekt, Wohnung, Kategorie und Dringlichkeit werden anhand von Regeln erkannt. Keine KI liest Ihre Mieterpost. Bei Unsicherheit zeigt die Software ihren besten Vorschlag, den Sie mit einem Klick bestätigen.
- 03
Zuständigkeit am Vorgang
Mietsache, WEG oder Eigentümer: Die Zuständigkeit ist je Einheit hinterlegt. Ein Bearbeiter übernimmt den Vorgang. Das Team sieht, wer sich kümmert, und vermeidet doppelte Arbeit.
- 04
Fristen stehen oben, bevor sie untergehen
Jede Kategorie hat eine zugesagte Reaktionszeit. Dringende Anliegen bekommen kürzere Fristen. Was überfällig ist, steht oben in der Arbeitsliste. Wiedervorlagen wie „warten auf Handwerker“ brauchen ein Datum.
- 05
Antworten direkt aus der Akte
Neue Vorgänge erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer und Zeitzusage. Das Team antwortet mit Textvorlagen aus dem System. Die Rückantwort landet in derselben Akte. Weiterleitung an den Eigentümer mit einem Klick, Notfall-Mail an die Bereitschaftsadresse.
- 06
Stammdaten aus Ihrer bestehenden Liste
Objekte, Einheiten und Kontakte kommen per CSV mit Vorschau ins System. Kontakte bekommen ihre Rolle je Einheit: Mieter, Eigentümer oder Beirat. Ihre bestehende Verwaltungssoftware bleibt bestehen.
- 07
Ihr Team, mit klaren Zugängen
Inhaber, Verwalter, Assistenz und Nur-Lesen. Zweiter Faktor bei der Anmeldung. Vertretungen für den Urlaub werden mit Datum hinterlegt, statt Konten zu teilen.
- 08
Einrichtung ohne langes Projekt
Mit dem Registrierungslink starten sechs Schritte. Jeder lässt sich überspringen und später nachholen. Eine Testmail zeigt am Ende, dass der Empfang funktioniert. Wir begleiten die Einrichtung persönlich.
Sicherheit
Daten in der EU, getrennt je Verwaltung.
Mieterdaten sind personenbezogene Daten. Deshalb ist die Trennung keine Einstellung, sondern in den Aufbau eingebaut.
Ausschließlich in der EU
Datenbank und Dateien sind technisch an die EU gebunden. Jede Verwaltung hat ihren eigenen, strikt getrennten Datenraum. Tägliche Sicherungen gehören zur Grundausstattung.
Nachvollziehbare Zugriffe
Zweiter Faktor bei der Anmeldung und eine vollständige Prüfspur: Wer hat wann was getan? Vertretung mit Datum statt geteilter Konten.
Datenschutz im System
Auskunft und Löschung sind eingebaute Funktionen. Wo Aufbewahrungspflichten gelten, werden Daten gesperrt statt gelöscht. Keine KI liest Mieterpost.
Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschfristen und Auskunft nach DSGVO gehören zur Einrichtung, nicht zum Kleingedruckten. Wir gehen das mit Ihnen durch, bevor die erste Mail ankommt.
Stufe 1 · im Bau
Auch nach dem Handwerker bleibt alles zusammen.
Diese Pakete werden gerade gebaut. Sie sind Teil des geplanten Umfangs von Stufe 1 und noch nicht als fertig verfügbar ausgewiesen.
- 01
Vom erledigten Auftrag zum sauberen Abschluss
Im Bau: Abnahme, Rechnung, menschliche Freigabe und Kostenzuordnung. XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert ausgelesen; die Freigabe wird protokolliert. CSV-Export für die Buchhaltung und Gewährleistungsfristen als Wiedervorlage gehören zu diesem Paket. Keine Texterkennung für gescannte Papierrechnungen.
- 02
Die Lage auf einer Seite
Im Bau: gerissene Reaktionsfristen, Vorgänge ohne Bearbeiter und offene Arbeit nach Objekt und Kategorie. Dazu Objektberichte als PDF ohne Mieternamen. Auswertungen je Mitarbeiter sind separat aktivierbar; ein Textbaustein für eine Betriebsvereinbarung gehört dazu.
Klarer Umfang
Was nicht zu Stufe 1 gehört.
Die vorhandene Verwaltungssoftware bleibt. Die Übergabe läuft über Export und eine Kennzeichnung „erfasst“, nicht über eine direkte Integration.
- Mieterportal und Eigentümerportal
- Telefon-KI und Handwerkerplattform
- Kanban und automatische Terminkoordination
- Direkte Schnittstellen zu Domus, iX-Haus, PowerHaus oder immoware24
- Zahlungsabwicklung und DATEV-Buchungsstapel
- Texterkennung für gescannte Papierrechnungen
Der Start
In drei Schritten zum ersten Vorgang.
Ihren Alltag kennenlernen
Wir schauen auf Ihren Bestand und Ihren Posteingang und klären, wie Optmyze in Ihre Verwaltung passt.
Schritt für Schritt einrichten
Registrierungslink, sechs Schritte und CSV-Import mit Vorschau. Schritte lassen sich überspringen und später nachholen. Wir unterstützen Sie persönlich.
Weiterleiten und prüfen
Eine Weiterleitung verbindet Ihr Postfach. Eine Testmail bestätigt am Ende, dass aus einer eingehenden Nachricht ein Vorgang wird.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Bestand.
30 Minuten, an Ihren Objekten und Ihrem Posteingang, nicht an Musterdaten.